Рішення Vymex. Як нові категорії в системах управління можуть змінити бізнес-середовище.

У Vymex ми визначили для себе дві ключові задачі. Перша задача — знайти відповідь на питання, як якісно покращити показники ефективності бізнес-середовища: структурувати його, розібрати теорію та сформулювати чітку гіпотезу — тобто знайти рішення. Друга задача — розробити продукти, які здатні впливати на якість життя компаній та підвищити ефективність діяльності кожної окремої компанії, незалежно від ніші, розміру чи місця розташування.

Важливо розуміти різницю між рішеннями, що покращують функціонування компаній, і продуктами, створеними для досягнення комерційних цілей. Сьогодні ми поділимося саме тими рішеннями, які знайдено у Vymex і які мають потенціал суттєво змінити ефективність сучасного бізнес-середовища. Коли рішення будуть повністю зрозумілими, про продукти говорити вже не буде потреби.

Почнемо з розміру задачі, над якою ми працюємо. У світі проживає 8,2 млрд людей, всі вони формують різні категорії результатів, однією областю з яких є результати в бізнесі, де є 110 мільйонів компаній, в яких працює 2,1 мільярда людей у різних ролях (власник, співробітник). За допомогою продуктів Vymex ми плануємо вплинути на результати діяльності кожної окремої компанії, що в підсумку матиме вплив на бізнес-середовище та людство в цілому. Ефективніше використання ресурсів у категорії “бізнес-середовище” дозволить вивільнити їх на інші сфери.

Щоб зрозуміти як вплинути на результати, важливо розуміти всю структуру предметної області.

Сьогодні бізнес-середовище характеризується такою нормою ефективності: 97% нових компаній не витримують більше трьох років діяльності, середній вік успішного підприємця складає 40 років, а фінансові втрати через неефективний менеджмент лише у США досягають $550 млрд. І це всього лиш частина того, що ілюструє сьогоднішній стан справ серед 110 млн компаній.

Щоб змінити цю статистику, ми витратили чимало часу на вивчення "бізнес-середовища", формування та аналіз моделей і виявлення основних причин проблем. Паралельно ми розробляємо продукти, які будуть ґрунтуватися на зрозумілих нам моделях та знайдених рішеннях. Якщо наші гіпотези правильні, то за наступні 10 років показники ефективності мають покращитися.

Важко створювати продукти для компаній, коли немає чіткого структурного визначення терміну “компанії”. Ми часто в комунікації зіштовхуємось з тим, що кожна людина розуміє компанію по-різному, кожен описує різну структуру, якесь базове наповнення і т.д. Хтось каже, що це комерція, продукти, люди чи юрисдикція... Але це лише різні ракурси компанії. Потрібно формувати ширше поняття та ввести термін, який всі будуть однаково розуміти. Та ще більш важливо щоб цей термін описував істину природу даної категорії, та дозволяв створити математику, яка зможе пояснювати результати процесу життєдіяльності людей в бізнес-середовищі.

Для нас компанія — це розподілений між ролями баланс ресурсів, що в часі змінюється в новий стан балансу ресурсів, де баланс ресурсів — це сукупність інформації в компанії, якою ми управляємо, ґрунтуючись на її цілях. А поняття результату є лише ракурсом, з якого ви оцінюєте баланс в конкретний момент часу.

Якщо узагальнити вищесказане, то виходить, що “компанія” = “баланс ресурсів” = “результати”.

Отже, як працює компанія виходячи з того, що це розподілений між ролями баланс ресурсів? Кожна компанія має свій певний перелік результатів, що вона реалізовує, й всі ці результати розподілені між ролями в компанії. Важливо розділяти людей, як особистостей, від ролей, в яких та чи інша людина бере участь в діяльності компанії. Роль може існувати без співробітника, в такому разі вона буде просто не активна, в якості місця, де зберігається інформація компанії. Таким чином, фаундер, створивши компанію, переходить у ролі “власник” і “співробітник” чи наймає в структуру людей і делегує їм ролі “співробітник”, де увесь баланс ресурсів компанії розподіляється між ними. Коли компанія починає масштабуватися, то відповідно збільшується об'єм результатів та інформації, якою вона володіє — більше людей, взаємозв'язків, грошей і т.д. Відповідно в компанії з'являються нові ролі, на які перерозподіляється баланс ресурсів.

Для формування структури та управління результатами в компаніях використовують спеціальні системи управління. Під поняттям “систем управління” ми розуміємо ресурс формування ієрархії результатів з метою збереження керованості при змінах на балансі.

Якщо уявити мозок у вигляді сфери, то це певний осередок, який збирає інформацію, яку комбінує в часі в нові результати, а точніше в новий стан балансу ресурсів виходячи з нашої теорії. Він розвивається, поглинає більше інформації, структурує її, але все ж обмежений площею сфери та не здатен зберігати дані шарами, цілі та інтереси щось тримають в фокусі, а якісь ресурси (інформація) набирає менше вагу і забувається.

Люди для масштабування власного балансу ресурсів винаходять різні інструменти для зберігання інформації (системи управління). Це може бути блокнот, лист паперу, таблиці або мобільний пристрій, який дає можливість формувати ієрархію великої кількості інформації та повертатись до неї у будь-який час, та давати доступи до цієї інформації іншим людям.

Сьогоднішні методи побудови та використання систем управління для керування результатами є не достатньо ефективними, але вони також є вагомою складовою з тієї загальної норми ефективності бізнес-середовища, що ми описали вище.

Дивлячись на молоді компанії (до 36 місяців), розміром до 100 співробітників, ми можемо виділити декілька закономірно складних у реалізації результатів:

1. Розмежування ролей власник/співробітник

Від початку утворення компанії, важливо розділити дві різні по природі ролі між собою, щоб мати змогу легко додавати нових співвласників, в наслідок залучення інвестицій і далі колективно приймати рішення, що стосуються володіння компанією. Та ролі співробітник, що займає людина найнята в структуру компанії навіть якщо це один зі співвласників. Часто підприємці вважають що це не важливо на початку існування компанії, але це є помилкою і в якийсь момент може коштувати критичних навантажень на бізнес. Структура компанії далі буде розділяти навантаження між ролями в структурі ролей, а власники будуть просто відсотково ділити володіння компанією при правильній побудові.

2. Розподілення інформації між ролями.

Весь баланс ресурсів компанії розподілений між ролями, що формують структуру. Якщо методи побудови структури та розподілення інформації між ролями, будуть неефективно структуровані, то баланс буде змінюватись неефективно відносно цілей компанії. Все просто: якщо вам потрібно знати, де розміщений той чи інший ресурс (інформація) у компанії, то ви обмежені своїми можливостями мозку запам'ятовувати. Важливо розуміти, що є таке поняття як розмірності інформації, інструкції, показники, задачі, та файли, це все різні розмірності, що потребують спеціальних інструментів, що мають бути правильно структуровані по ролях з контрольованими рівнями доступів. Якщо у компанії все було структуровано, то вам не довелося нічого запам'ятовувати. Ви витратили б набагато менше ресурсу на пошук тієї чи іншої інформації в компанії. З цього випливають і безпека даних, і онбординг команди, і багато інших наслідкових результатів.

3. Обслуговування змін розміру компанії.

Зростання компанії = зростання її балансу ресурсів. При масштабуванні вагому роль відіграє те, як компанія побудувала системи управління. Поява нових розмірностей категорій ресурсів на балансі для ефективного управління відносно цілей часто потребують нових налаштувань існуючих систем управління, чи інтеграції нових. Це як мінімум забирає на себе увагу команди, а що може бути гірше, це критичні помилки в налаштуванні систем управління. Сьогоднішні методи це “зоопарк” систем, для обслуговування операцій компанії, ERP, таблиці, СRM, файлообмінники, месенджери… Будь-яка система виходить з ладу при масштабуванні й компанії зазнають збитків ресурсів з балансу. Великі компанії це вирішують великими витратами на команду і дорогими для балансу ERP системи, малі компанії та початківці справляються як можуть, а те як це виходить показано в статистиці смертності компаній. Коли фокусу й так не вистачає на керування там що наповнює баланс, так ще доводиться перемикатись екстрено на те, щоб з балансу не витікало те, що там було до цього в наслідок не спрацювання якоїсь звʼязки.

4. Зміна контекстів (переміщення між ролями).

Мозок людини постійно переключається з реалізації одного результату на інший, в компанії ці результати часто знаходяться в різних частинах структури й дуже важливо, щоб це перемикання витрачало як можна менше ресурсу. Якщо в потрібній ролі немає системи управління з усією важливою для завдання інформацією, то зміна буде неефективною, якщо для фіксації інформації, що змінилась не буде належного місця для її розміщення, це також буде мати наслідки для компанії. Піде багато ресурсу на збір даних і поглиблення у контекст. Якщо система управління побудована логічно, то уся необхідна інформація завжди буде доступна в інтуїтивно зрозумілому для всіх учасників місці.

5. Делегування контекстів (онбординг/оффбординг)

Найм нової людини — це просто передача частини балансу ресурсів компанії в управління новій людині. Те, як зараз сформована логіка роботи компаній, не дає підприємцям сформувати системи управління на ранніх етапах так, щоб делегування частини балансу компанії відбувалась ефективно відносно її цілей. Якщо зрозуміти наше розуміння роботи мозку і систем управління, то на разі люди, додаючи нову людину в компанію, перекладають з мозку на нові мізки інформацію, якою тепер необхідно керувати, а не просто відкривають у своїй системі управління роль, де все структуровано по розмірностях на базово налаштованих інструментах. Зараз, кожного разу своє розуміння, що таке компанія, далі “зоопарк систем”, що кожного разу унікально налаштований, в наслідку людині доводиться витратити титанічні зусилля, щоб все зрозуміти та бути одразу ефективною у своїй частині балансу, а ще на онбординг долучаються інші члени команди, що також багато вартує бізнесу. Гіршим може бути тільки те, що через стрес від онбордингу співробітник звільниться не завершивши його.

6. Звільнення вагомих людей з компанії.

Якщо приймати теорію про те як мозок зберігає інформацію та комбінує її в нові результати, будує для цього системи управління, не складно зрозуміти наслідки звільнення людей з компанії. А враховуючи ті методи побудови систем управління компаніями, що сьогодні використовуються, часто наслідки фатальні для балансу ресурсів.

7. Розрахунки змін бюджету компанії в часі.

Мова йде про планування фінансового ракурсу компанії, що потребує точності в формуванні категорій та обʼємі, а ще й логічно структурованої у компанії системи управління де команда вносить свої плани відносно своєї частини балансу. На сьогодні бізнесу складно розбудовувати на ранніх стадіях ефективні системи управління для планування фінансових результатів компанії.

З чим ми часто стикаємось в комунікаціях, так це те, що підприємці часто виділяють щось головне в компаніях — продукти, продажі, маркетинг, команду, фінанси... Але річ у тому, що немає нічого головного в компанії, є конкретний результат в конкретний момент часу, відносно якого ми дивимось на баланс ресурсів компанії. Для прикладу, якщо ми дивимось на результат — “кількість продажів”, то головними будуть одні ресурси на балансі в попередній момент часу, але якщо ми змінимо фокус перегляду в той же момент часу на інший показник, то вага ресурсів зміниться і продажі можуть бути вже не важливі.

Розуміння того, що компанія це всі операції вже давно застаріла. Те що люди розуміють компанію як операції, не давало змоги створити одну систему управління, яка б описала усі результати компанії. Це намагаються зробити різноманітні ERP системи, деякі з них навіть близькі того, щоб описати значний відсоток можливих операцій, але ми розуміємо, що з цим росте і ціна для компаній, а для нових та невеликих компаній це непомірні витрати. Виділити щось головне також неможливо, тому що для компанії в якийсь момент часу головні продажі, а в інший — те як комунікація між командою влаштована.

Тому логічним було здійснити поділ на базові та проєктні результати. Де базовими результатами є створення компанії, комунікація між ролями, менеджмент файлів, додавання і видалення співробітників і т.і.

Завдяки такому розподілені зникає поняття “головне, що необхідно”, а з'являється — “базово необхідно”. Від моменту створення компанії зʼявляється екосистема, що дає змогу, з мінімальними витратами ресурсів з балансу задовільняти реалізацію базових потреб компанії, це дозволить без вагомих затрат фокуса масштабувати структуру ролей, та з легким онбордингом додавати нових людей до структури.

При спробах зрозуміти, що за результати входять в цей перелік важливо не запамʼятати їх, а зрозуміти принцип розділення на ці категорії.

Якщо ми візьмемо всі результати, що комбінують компанії, та покладемо на одну діаграму, структуруємо за мірою повторювальності, то можна буде помітити, що частина результатів закономірно повторюються у кожній компанії. Таким чином ми поділили результати ми можемо сформувати категорію - результати що закономірно повторюються, та відділити їх в окрему категорію. І ці результати - це те, що кожна компанія від початку свого існування налаштовує в тій чи іншій формі інструментів.

Те що ми зробили у Vymex, дуже схоже своєю логікою на звичні нам IOS та Android системи. Раніше щоб досягати результатів ми використовували різні девайси — телефон, камера, калькулятор, плеєр і так далі. Apple подивились на 8 млрд людей, що за результати вони потребують для реалізації своїх потреб, та створили екосистему для реалізації базових потреб людини, Google зрозумів що відбулось на ринку та швидко реалізували Android. Тепер коли ми купуємо мобільний пристрій, то на ньому вже є все, що необхідно людині для реалізації її базових потреб в побуті, а самі потреби формуються закономірностями результатів, що людина проживає. Вже потім мільйони розробників інтегрують на них системи управління проєктною діяльністю — різноманітні застосунки, які ми завантажуємо залежно від різних потреб і результатів, або будуть використовувати інші пристрої, що будуть вузько спеціалізовані під окремі види розмірностей результатів.

І так само як кожна людина унікальна своїми результатами, так і компанії відрізняються одна від іншої, але застосувавши метод, що ми описали вище, можна легко сформувати щось таке, що підходить для кожної окремої одиниці в структурі.

Це зміни структури в категорії системи управління, щоб розділити результати на розмірності та помістити в єдину систему управління те що повторюється закономірно для кожної компанії, та є з нею від початку існування. Важливо не просто мати структуру чи інструменти для управління різними розмірностями. Важливо мати систему, в якій від початку буде розмежування ролей, власник від співробітника, далі структура ролей компанії, на ній структуровані набір інструментів, та змога наповнювати це все унікальною інформацією по ролях та розмірностях і потім саме складне, це як це все буде поводитися в часі при змінах розміру компанії в часі.

Якщо дивитись на результати людини в бізнес-середовищі, то можна легко розділити їх на групи результатів:

Екосистема продуктів, що нами розробляється, якраз націлена на відокремлення ролей на окремі продукти, що задовольняють потреби людей в їх частині балансу ресурсів компанії.

Система управління базовими потребами забезпечить кероване зростання та зменшення компанії, зберігаючи увесь баланс ресурсів компанії, що ефективно розподіляється між ролями та є таким собі Хабом. Таким чином, компанія може органічно зростати без постійних прорахунків ймовірних сценаріїв та менеджменту таблиць та зоопарку систем інтегрованого між собою, адже система забезпечує передбачуваність на кожному етапі, враховуючи всі ракурси розвитку. Крім того, впровадження систем управління базовими потребами, вивільнить більше ресурсів для успішної реалізації проєктної діяльності будь-якої компанії.

В майбутньому поява подібних систем приведе до зміни бізнес-середовища. З'являться декілька сильних компаній, які будуть надавати послуги для закриття базових потреб, що спровокує зменшення обʼєму використання таблиць та різних, не повʼязаних між собою сервісів та ERP систем. Інші компанії ринку зможуть пропонувати свої послуги для закриття проєктної діяльності. Таким чином комплексно закриваючи питання в реалізації цілей компанії.

Якщо ми праві у своєму бачені моделі та структур, якими намагаємось описати роботу бізнес-середовища, проблематику та рішення, то ми вже створили ресурс, що вплине на якість життя людей. Відбудеться перерозподіл ресурсів на балансі людства від витрат на результати в бізнесі, незалежно від ролі участі, до витрат на інші сфери діяльності, що потребують покращення балансу.

Ми не можемо звільнити бізнес від усіх проблем, але можемо знайти структури та сформувати категорії, які опишуть предметну область. Це вже досягнення для людства. Далі зможемо зрозуміти в якому ракурсі результатів та чому виникають складнощі в роботі компаній, збудувати на цьому продукти. Вони вплинуть на ефективність компаній, що є кращим маркетингом для компаній.

Статистика смертності нових компаній, середній вік успішного підприємця, та всі ті показники, що відображають роботу бізнесу, покращаться — норма ефективності зміниться.

Маємо надію, ще за життя з командою спостерігати, та розуміти як якість життя людини змінюється через покращення якості в роботі компаній.