Решения Vymex. Как новые категории в системах управления могут изменить бизнес-среду.

В Vymex мы определили для себя две ключевые задачи. Первая задача - найти ответ на вопрос, как качественно улучшить показатели эффективности бизнес-среды: структурировать его, разобрать теорию и сформулировать четкую гипотезу - то есть найти решение. Вторая задача - разработать продукты, которые способны влиять на качество жизни компаний и повысить эффективность деятельности каждой отдельной компании, независимо от ниши, размера или местоположения.

Важно понимать разницу между решениями, улучшающими функционирование компаний, и продуктами, созданными для достижения коммерческих целей. Сегодня мы поделимся именно теми решениями, которые найдены в Vymex и которые имеют потенциал существенно изменить эффективность современной бизнес-среды. Когда решения будут полностью понятны, о продуктах говорить уже не будет необходимости.

Начнем с размера задачи, над которой мы работаем. В мире проживает 8,2 млрд людей, все они формируют различные категории результатов, одной областью из которых являются результаты в бизнесе, где есть 110 миллионов компаний, в которых работает 2,1 миллиарда людей в разных ролях (владелец, сотрудник). С помощью продуктов Vymex мы планируем повлиять на результаты деятельности каждой отдельной компании, что в итоге будет иметь влияние на бизнес-среду и человечество в целом. Более эффективное использование ресурсов в категории «бизнес-среда» позволит высвободить их на другие сферы.

Чтобы понять как повлиять на результаты, важно понимать всю структуру предметной области.

Сегодня бизнес-среда характеризуется такой нормой эффективности: 97% новых компаний не выдерживают более трех лет деятельности, средний возраст успешного предпринимателя составляет 40 лет, а финансовые потери из-за неэффективного менеджмента только в США достигают $550 млрд. И это всего лишь часть того, что иллюстрирует сегодняшнее положение дел среди 110 млн компаний.

Чтобы изменить эту статистику, мы потратили немало времени на изучение «бизнес-среды», формирование и анализ моделей и выявление основных причин проблем. Параллельно мы разрабатываем продукты, которые будут основываться на понятных нам моделях и найденных решениях. Если наши гипотезы правильные, то за следующие 10 лет показатели эффективности должны улучшиться.

Трудно создавать продукты для компаний, когда нет четкого структурного определения термина «компании». Мы часто в коммуникации сталкиваемся с тем, что каждый человек понимает компанию по-разному, каждый описывает разную структуру, какое-то базовое наполнение и т.д. Кто-то говорит, что это коммерция, продукты, люди или юрисдикция... Но это лишь разные ракурсы компании. Нужно формировать более широкое понятие и ввести термин, который все будут одинаково понимать. И еще более важно, чтобы этот термин описывал истинную природу данной категории, и позволял создать математику, которая сможет объяснять результаты процесса жизнедеятельности людей в бизнес-среде.

Для нас компания - это распределенный между ролями баланс ресурсов, что во времени меняется в новое состояние баланса ресурсов, где баланс ресурсов - это совокупность информации в компании, которой мы управляем, основываясь на ее целях. А понятие результата является лишь ракурсом, с которого вы оцениваете баланс в конкретный момент времени.Если обобщить вышесказанное, то получается, что «компания» = «баланс ресурсов» = «результаты».

Итак, как работает компания исходя из того, что это распределенный между ролями баланс ресурсов? Каждая компания имеет свой определенный перечень результатов, которые она реализовывает, и все эти результаты распределены между ролями в компании. Важно разделять людей, как личностей, от ролей, в которых тот или иной человек участвует в деятельности компании. Роль может существовать без сотрудника, в таком случае она будет просто не активна, в качестве места, где хранится информация компании. Таким образом, фаундер, создав компанию, переходит в роли «владелец» и «сотрудник» или нанимает в структуру людей и делегирует им роли «сотрудник», где весь баланс ресурсов компании распределяется между ними. Когда компания начинает масштабироваться, то соответственно увеличивается объем результатов и информации, которой она владеет - больше людей, взаимосвязей, денег и т.д. Соответственно в компании появляются новые роли, на которые перераспределяется баланс ресурсов.

Для формирования структуры и управления результатами в компаниях используют специальные системы управления. Под понятием «систем управления» мы понимаем ресурс формирования иерархии результатов с целью сохранения управляемости при изменениях на балансе.

Если представить мозг в виде сферы, то это некая ячейка, которая собирает информацию, которую комбинирует во времени в новые результаты, а точнее в новое состояние баланса ресурсов исходя из нашей теории. Он развивается, поглощает больше информации, структурирует ее, но все же ограничен площадью сферы и не способен хранить данные слоями, цели и интересы что-то держат в фокусе, а какие-то ресурсы (информация) набирает меньший вес и забывается.

Люди для масштабирования собственного баланса ресурсов изобретают различные инструменты для хранения информации (системы управлени

Вння). Это может быть блокнот, лист бумаги, таблицы или мобильное устройство, которое дает возможность формировать иерархию большого количества информации и возвращаться к ней в любое время, и давать доступ к этой информации другим людям.

Сегодняшние методы построения и использования систем управления для управления результатами являются недостаточно эффективными, но они также являются весомой составляющей из той общей нормы эффективности бизнес-среды, которую мы описали выше.

Глядя на молодые компании (до 36 месяцев), размером до 100 сотрудников, мы можем выделить несколько закономерно сложных в реализации результатов:

1. Разграничение ролей собственник/сотрудник

С начала образования компании, важно разделить две разные по природе роли между собой, чтобы иметь возможность легко добавлять новых совладельцев, в результате привлечения инвестиций и далее коллективно принимать решения, касающиеся владения компанией. Та роли сотрудник, что занимает человек нанятый в структуру компании даже если это один из совладельцев. Часто предприниматели считают что это не важно в начале существования компании, но это является ошибкой и в какой-то момент может стоить критических нагрузок на бизнес. Структура компании дальше будет разделять нагрузки между ролями в структуре ролей, а владельцы будут просто процентно делить владение компанией при правильном построении.

2. Распределение информации между ролями.

Весь баланс ресурсов компании распределен между ролями, формирующими структуру. Если методы построения структуры и распределения информации между ролями, будут неэффективно структурированы, то баланс будет изменяться неэффективно относительно целей компании. Все просто: если вам нужно знать, где размещен тот или иной ресурс (информация) в компании, то вы ограничены своими возможностями мозга запоминать. Важно понимать, что есть такое понятие как размерности информации, инструкции, показатели, задачи, и файлы, это все разные размерности, требующие специальных инструментов, которые должны быть правильно структурированы по ролям с контролируемыми уровнями доступов. Если в компании все было структурировано, то вам не пришлось бы ничего запоминать. Вы потратили бы гораздо меньше ресурса на поиск той или иной информации в компании. Из этого вытекают и безопасность данных, и онбординг команды, и многие другие следственные результаты.

3. Обслуживание изменений размера компании.

Рост компании = рост ее баланса ресурсов. При масштабировании весомую роль играет то, как компания построила системы управления. Появление новых размерностей категорий ресурсов на балансе для эффективного управления относительно целей часто требуют новых настроек существующих систем управления, или интеграции новых. Это как минимум отнимает на себя внимание команды, а что может быть хуже, это критические ошибки в настройке систем управления. Сегодняшние методы это «зоопарк» систем, для обслуживания операций компании, ERP, таблицы, СRM, файлообменники, мессенджеры ... Любая система выходит из строя при масштабировании и компании терпят убытки ресурсов с баланса. Большие компании это решают большими затратами на команду и дорогими для баланса ERP системы, малые компании и начинающие справляются как могут, а то как это получается показано в статистике смертности компаний. Когда фокуса и так не хватает на управление там что наполняет баланс, так еще приходится переключаться экстренно на то, чтобы из баланса не вытекало то, что там было до этого в результате не срабатывания какой-то связки.

4. Смена контекстов (перемещение между ролями).

Мозг человека постоянно переключается с реализации одного результата на другой, в компании эти результаты часто находятся в разных частях структуры и очень важно, чтобы это переключение тратило как можно меньше ресурса. Если в нужной роли нет системы управления со всей важной для задачи информацией, то изменение будет неэффективным, если для фиксации изменившейся информации не будет надлежащего места для ее размещения, это также будет иметь последствия для компании. Уйдет много ресурса на сбор данных и углубление в контекст. Если система управления построена логично, то вся необходимая информация всегда будет доступна в интуитивно понятном для всех участников месте.

5. Делегирование контекстов (онбординг/оффбординг)

Найм нового человека - это просто передача части баланса ресурсов компании в управление новому человеку. То, как сейчас сформирована логика работы компаний, не дает предпринимателям сформировать системы управления на ранних этапах так, чтобы делегирование части баланса компании происходило эффективно относительно ее целей. Если понять наше понимание работы мозга и систем управления, то на данный момент люди, добавляя нового человека в компанию, перекладывают из мозга на новые мозги информацию, которой теперь необходимо управлять, а не просто открывают в своей системе управления роль, где все структурировано по размерностям на базово настроенных инструментах. Сейчас, каждый раз свое понимание, что такое компания, далее «зоопарк систем», каждый раз уникально настроенный, в результате человеку приходится потратить титанические усилия, чтобы все понять и быть сразу эффективным в своей части баланса, а еще на онбординг приобщаются другие члены команды, что также много стоит бизнесу. Хуже может быть только то, что из-за стресса от онбординга сотрудник уволится не завершив его.

6. Увольнение весомых людей из компании.

Если принимать теорию о том, как мозг хранит информацию и комбинирует ее в новые результаты, строит для этого системы управления, не сложно понять последствия увольнения людей из компании. А учитывая те методы построения систем управления компаниями, которые сегодня используются, часто последствия фатальны для баланса ресурсов.

7. Расчеты изменений бюджета компании во времени.

Речь идет о планировании финансового ракурса компании, что требует точности в формировании категорий и объеме, а еще и логически структурированной в компании системы управления где команда вносит свои планы относительно своей части баланса. На сегодня бизнесу сложно развивать на ранних стадиях эффективные системы управления для планирования финансовых результатов компании.

С чем мы часто сталкиваемся в коммуникациях, так это с тем, что предприниматели часто выделяют что-то главное в компаниях - продукты, продажи, маркетинг, команду, финансы... Но дело в том, что нет ничего главного в компании, есть конкретный результат в конкретный момент времени, относительно которого мы смотрим на баланс ресурсов компании. Например, если мы смотрим на результат - «количество продаж», то главными будут одни ресурсы на балансе в предыдущий момент времени, но если мы изменим фокус просмотра в тот же момент времени на другой показатель, то вес ресурсов изменится и продажи могут быть уже не важны.

Понимание того, что компания это все операции уже давно устарело. То что люди понимают компанию как операции, не позволяло создать одну систему управления, которая бы описала все результаты компании. Это пытаются сделать различные ERP системы, некоторые из них даже близки к тому, чтобы описать значительный процент возможных операций, но мы понимаем, что с этим растет и цена для компаний, а для новых и небольших компаний это непомерные расходы. Выделить что-то главное также невозможно, потому что для компании в какой-то момент времени главные продажи, а в другой - то как коммуникация между командой устроена.

Поэтому логичным было осуществить разделение на базовые и проектные результаты. Где базовыми результатами являются создание компании, коммуникация между ролями, менеджмент файлов, добавление и удаление сотрудников и т.д.

Благодаря такому разделению исчезает понятие «главное, что необходимо», а появляется - «базово необходимо». С момента создания компании появляется экосистема, позволяющая, с минимальными затратами ресурсов из баланса удовлетворять реализацию базовых потребностей компании, это позволит без весомых затрат фокуса масштабировать структуру ролей, и с легким онбордингом добавлять новых людей в структуру.

При попытках понять, что за результаты входят в этот перечень важно не запомнить их, а понять принцип разделения на эти категории.

Если мы возьмем все результаты, которые комбинируют компании, и положим на одну диаграмму, структурируем по степени повторяемости, то можно будет заметить, что часть результатов закономерно повторяются в каждой компании. Таким образом мы разделили результаты мы можем сформировать категорию - закономерно повторяющиеся результаты, и отделить их в отдельную категорию. И эти результаты - это то, что каждая компания с начала своего существования настраивает в той или иной форме инструментов.

То что мы сделали в Vymex, очень похоже своей логикой на привычные нам IOS и Android системы. Ранее чтобы достигать результатов мы использовали различные девайсы - телефон, камера, калькулятор, плеер и так далее. Apple посмотрели на 8 млрд людей, что за результаты они нуждаются для реализации своих потребностей, и создали экосистему для реализации базовых потребностей человека, Google понял что произошло на рынке и быстро реализовали Android. Теперь когда мы покупаем мобильное устройство, то на нем уже есть все, что необходимо человеку для реализации его базовых потребностей в быту, а сами потребности формируются закономерностями результатов, которые человек проживает. Уже потом миллионы разработчиков интегрируют на них системы управления проектной деятельностью - разнообразные приложения, которые мы загружаем в зависимости от различных потребностей и результатов, или будут использовать другие устройства, которые будут узко специализированы под отдельные виды размерностей результатов.

И так же как каждый человек уникален своими результатами, так и компании отличаются одна от другой, но применив метод, который мы описали выше, можно легко сформировать что-то такое, что подходит для каждой отдельной единицы в структуре.

Это изменения структуры в категории системы управления, чтобы разделить результаты на размерности и поместить в единую систему управления то, что повторяется закономерно для каждой компании, и есть с ней от начала существования. Важно не просто иметь структуру или инструменты для управления различными размерностями. Важно иметь систему, в которой изначально будет разграничение ролей, владелец от сотрудника, далее структура ролей компании, на ней структурированы набор инструментов, и возможность наполнять это все уникальной информацией по ролям и размерностях и потом самое сложное, это как это все будет вести себя во времени при изменениях размера компании во времени.

Если смотреть на результаты человека в бизнес-среде, то можно легко разделить их на группы результатов:

Разрабатываемая нами экосистема продуктов как раз нацелена на разделение ролей на отдельные продукты, удовлетворяющие потребности людей в их части баланса ресурсов компании.

Система управления базовыми потребностями обеспечит управляемый рост и уменьшение компании, сохраняя весь баланс ресурсов компании, который эффективно распределяется между ролями и является неким Хабом. Таким образом, компания может органично расти без постоянных просчетов вероятных сценариев и менеджмента таблиц и зоопарка систем интегрированного между собой, ведь система обеспечивает предсказуемость на каждом этапе, учитывая все ракурсы развития. Кроме того, внедрение систем управления базовыми потребностями, высвободит больше ресурсов для успешной реализации проектной деятельности любой компании.

В будущем появление подобных систем приведет к изменению бизнес-среды. Появятся несколько сильных компаний, которые будут предоставлять услуги для закрытия базовых потребностей, что спровоцирует уменьшение объема использования таблиц и различных, не связанных между собой сервисов и ERP систем. Другие компании рынка смогут предлагать свои услуги для закрытия проектной деятельности. Таким образом комплексно закрывая вопрос в реализации целей компании.

Если мы правы в своем видении модели и структур, которыми пытаемся описать работу бизнес-среды, проблематику и решения, то мы уже создали ресурс, который повлияет на качество жизни людей. Произойдет перераспределение ресурсов на балансе человечества от расходов на результаты в бизнесе, независимо от роли участия, к расходам на другие сферы деятельности, требующие улучшения баланса.

Мы не можем освободить бизнес от всех проблем, но можем найти структуры и сформировать категории, которые опишут предметную область. Это уже достижение для человечества. Далее сможем понять в каком ракурсе результатов и почему возникают сложности в работе компаний, построить на этом продукты. Они повлияют на эффективность компаний, что является лучшим маркетингом для компаний.

Статистика смертности новых компаний, средний возраст успешного предпринимателя, и все те показатели, отражающие работу бизнеса, улучшатся - норма эффективности изменится.

Надеемся, еще при жизни с командой наблюдать, и понимать как качество жизни человека меняется из-за улучшения качества в работе компаний.